公务卡结算业务知识问答

发布日期:2012-12-10  
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1.为什么要执行公务卡结算制度?.

2.学校教职工都要开设公务卡吗?.

3.实行公务卡改革前,有些老师已经在公务卡开户银行办理了信用卡,这种情况仍需办理公务卡吗?

4.公务卡支付结算范围包括哪些?.

5.公务卡适用项目经费包括哪些?.

6.公务卡结算、现金支付及银行转账支付各自的适用情形?

7.如何办理公务卡?.

8.公务卡的开户银行是如何选定的?.

9.学校工作人员能否自行到银行申办公务卡?.

10.学校工作人员相关信息变动时该如何处理?.

11.单位新增加工作人员时,在公务卡管理上该做哪些工作?

12.学校工作人员离退休或调动时,其持有的公务卡如何处理?

13.单位工作人员可以开设多张公务卡吗?.

14.可以一个部门只开设一张公务卡,多人共用一张卡吗?

15.如何安全使用公务卡?.

16.公务卡享受哪些优惠条件?.

17.如何确定公务卡的信用额度?.

18.可以办理公务卡附属卡吗?.

19.公务卡可以透支提取现金吗?.

20.公务卡可用于个人消费吗?.

21.公务卡信息如何查询?.

22.公务卡消费报销程序?.

23.公务卡刷卡消费同一笔交易是否可以分次报销?.

24.持卡人办理公务卡支出的报销手续时,应提供哪些凭证?

25.为什么要妥善保管公务卡刷卡消费POS机小票?.

26.如果遗失了公务卡刷卡消费POS机小票怎么办?.

27.公务卡还款方式有哪些?.

28.公务卡消费报销金额的还款程序?.

29.公务卡消费报销额是否实行最低还款额办法?.

30.公务卡报账及还款的特殊情况如何处理?.

31.特殊情况下,公务卡透支取现如何报销?.

32.特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务消费需要时,该如何处理?

33.如何查询公务卡报销还款是否已完成?.

34.发卡行如何与持卡人对账?.

35.持卡人对公务卡交易情况存有疑义时,该如何处理?.

36.什么是“不良信用行为”?.

37.单位工作人员会因为有“不良信用行为”而无法开设公务卡吗?

38.如果出现公务卡未按期还款的情况,责任应由谁承担?

 

1.为什么要执行公务卡结算制度?

根据《财政部、中国人民银行关于印发《中央预算单位公务卡管理暂行办法》的通知》(财库【2007】63号)、《财政部关于实施中央预算单位公务卡强制结算目录的通知》(财库【2011】160号)、《财政部、中国人民银行关于加快推进公务卡制度改革的通知》(财库【2012】132号)等有关文件精神,凡目录范围内的支出项目必须使用公务卡结算或银行转账方式结算,不能使用现金方式结算。

2.学校教职工都要开设公务卡吗?

公务卡是以单位在编在职工作人员个人名义开设的,是否开卡属于个人行为。但是,在公务卡结算范围以内的所有公务支出都应当使用公务卡结算。对学校而言,实行公务卡结算能够提高公务消费的透明度,堵塞管理漏洞。对工作人员个人而言,开设公务卡可以避免个人在公务活动中使用现金。个人如经手公务卡覆盖范围内的公务,都需要使用公务卡进行结算和报销。

3.实行公务卡改革前,有些老师已经在公务卡开户银行办理了信用卡,这种情况仍需办理公务卡吗?

需要重新办理。财政部对公务卡的卡种、卡面、信用额度、行业标准等都有专门的要求,在改革之前办理的信用卡,难以满足这些要求。为了确保公务卡改革规范顺利推进,仍应按照要求重新办理公务卡。

4.公务卡支付结算范围包括哪些?

根据中央预算单位公务卡强制结算目录中规定,公务卡的结算范围为日常公用和零星购买支出,包括办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、维修(护)费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费以及其他交通费用等。

非上述项目支出(如学生奖助学金、教职工工资、绩效工资、各种补助、各种资本性支出等)不用公务卡结算。需要转储个人储蓄账户的,按原来处理方式办理。

5.公务卡适用项目经费包括哪些?

现阶段,除学院自筹经费(培训班经费)、课题经费、捐赠经费以及分成经费以外的所有校拨经费,都属于公务卡结算范围,在公务卡结算范围以内的所有公务支出都应当使用公务卡结算,否则不能进行报销业务。

6.公务卡结算、现金支付及银行转账支付各自的适用情形?

在公务卡结算范围内的上述日常公用和零星购买支出,只要具备刷卡或银行转账条件,在公务卡信用额度内的,建议使用公务卡结算(简单、方便),也可以使用银行转账方式结算,两种结算方式只能选其一。消费额在1万元以上的(含1万元),需附合同。当前可暂不使用公务卡结算情况如下:

(1)在县级以下(不包括县级)地区发生的公务支出;

(2)在县级及以上地区不具备刷卡条件的商家发生的单笔消费(包括同一天在同一个单位的消费支出)在200元以下的公务支出;

(3)按规定支付给个人的支出;

(4)签证费、快递费、过桥过路费、停车费、出租车费等目前只能使用现金结算的支出。

7.如何办理公务卡?

公务卡由财务部门统一组织学校工作人员办理,具体包括以下流程:

(1)财务部门与发卡行签订公务卡项目协议。

(2)各学院、部门组织本单位工作人员填写有关申领材料,收齐并审核后,各学院、部门公务卡经办人统一将开卡人身份证复印件及申请材料交至财务部门,并向财务部门提供本单位申办公务卡的人员汇总表,由单位负责人签字,盖章。财务部门确认信息后统一向发卡银行申办。

(3)发卡行按规定程序审核,办理公务卡后,将公务卡统一交学校财务部门。

(4)公务卡申办成功后,通知领卡,并由发卡行将持卡人姓名和卡号等信息统一维护到公务卡支持系统中。

(5)个人到本部门领取,通过电话银行或银行营业柜台办理公务卡激活、设置密码。

8.公务卡的开户银行是如何选定的?

根据《财政部、中国人民银行关于印发《中央预算单位公务卡管理暂行办法》的通知》(财库【2007】63号),学校公务卡的开户银行为学校国库集中支付零余额账户的开户银行:中国农业银行青羊支行。

9.学校工作人员能否自行到银行申办公务卡?

学校工作人员不能自行到银行申办公务卡。因为公务卡虽然是个人卡,但其同时具有一般信用卡的共同属性和财政财务管理的特殊属性,其用途主要是用于公务消费支出,必须由财务部门统一组织办理。

10.学校工作人员相关信息变动时该如何处理?

公务卡卡片和密码均由个人负责保管、维护,教职工要认真阅读预算单位公务卡领用合约,并严格按要求使用和保管好公务卡。

持卡人个人资料发生变化(主要指姓名、联系方式、住址、授信额度,身份证号码变更,毁损补卡,到期换卡,不含密码变更,密码变更直接由持卡人通过拨打电话方式或到银行办理),先在“西南财经大学财务处”主页下载并填写公务卡申请办理变更表,经本人签字,财务部门审核同意并加盖公章后,由持卡人到银行自行办理。银行审批同意后,寄至持卡人,并由财务部门公务卡经办人在系统中更改变更信息。

公务卡若遗失、被盗或者被他人占有的情形,持卡人应及时致电发卡行客户服务热线或到就近的开卡行网点办理挂失手续,若因上述原因或未及时挂失造成的经济损失由持卡人负责。

11.单位新增加工作人员时,在公务卡管理上该做哪些工作?

单位新增工作人员时,组织人事部应及时将人员信息告之财务部门,由财务部门组织办理公务卡申领手续,并通知代理银行将新增人员信息维护进公务卡支持系统。

12.学校工作人员离退休或调动时,其持有的公务卡如何处理?

当学校工作人员因离退休或调动等原因不再在本单位工作时,不能继续使用该公务卡,应当立即办理停止公务卡使用的相关手续。

13.单位工作人员可以开设多张公务卡吗?

公务卡实行“一人一卡”实名制管理,单位工作人员不能开设多张公务卡。

14.可以一个部门只开设一张公务卡,多人共用一张卡吗?

不可以。公务卡是个人信用卡,个人消费信息、卡上存款额是私密信息,不能由他人掌握;公务卡消费签名、报账、信息更改、挂失处理必须由持卡人本人办理。

15.如何安全使用公务卡?

(1)收到卡片立即签署姓名;

(2)随时携带在身;

(3)签署收据前务必仔细对照月账单和交易收据;

(4)切勿让他人使用自己的公务卡;

(5)确保每次交易完毕时取回自己的公务卡;

(6)丢弃旧的账单或是信用额度提升信息时必须将其销毁;

(7)一旦发现自己的公务卡遗失或遭窃,立即通知发卡行。

16.公务卡享受哪些优惠条件?

按照财务部门与发卡行达成的一致,学校公务卡给予以下特别优惠:

(1)免予收取公务卡年费;

(2)免予收取挂失、补办、更换新卡片工本费;

(3)免予收取卡内本地本行提取超额还款手续费;

(4)免予收取短信动账通知信息费;

(5)免费提供公务卡支持系统。

17.如何确定公务卡的信用额度?

根据有关规定,公务卡的信用额度原则上为2-5万元,在此区间内,由职工个人根据工作需要自行决定。如有特殊情况,由本人申请,经部门负责人同意,财务部门审核,发卡行批准,可适当提高信用额度。

18.可以办理公务卡附属卡吗?

不允许办理公务卡附属卡。这是财政部门综合考虑后作出的统一规定。

19.公务卡可以透支提取现金吗?

持卡人在执行公务中原则上不可以通过公务卡透支提取现金。但确有需要,应当事前经得学校财务部门的同意,提取现金发生的手续费、利息等费用由持卡人承担,取现发生的公务消费原则上不能报销。单日提现额及提现总额按发卡银行的相关规定执行,若在非农行的ATM机上取现,不仅要收取透支提现手续费、利息等费用,还要收取跨行交易手续费。

20.公务卡可用于个人消费吗?

公务卡应优先用于公务消费,在满足公务消费使用的前提下,也可用于个人消费,持卡人不能因个人消费而影响公务消费。对于个人消费信息,只要持卡人不提供POS机小票,学校财务部门是无法取得相应消费信息的。同时,财政、银行、银联等部门将按照我国信用卡的规定为持卡人消费信息保密。

21.公务卡信息如何查询?

校内有关部门、发卡银行、持卡人可登陆“西南财经大学公务卡系统”进行卡务信息、消费信息、报账信息、还款信息(含重新还款)、退票信息的查询及对账等。

22.公务卡消费报销程序?

持卡人刷卡消费一般在3天后,且在26-56天的透支免息期的前5天内,将本人签名的公务卡消费交易凭条(即POS机小票)和相对应的报销发票,经校内经费使用部门的有关人员及部门领导严格审批后,到财务部门报账。会计人员在发票审核后,将有持卡人签名的公务卡消费交易凭条(即POS机小票)和相对应的报销发票通过公务卡支持系统核实。若消费信息在公务卡支持系统中不存在,或有误,或POS机小票与发票不符,均不能进行后续报销手续。若持卡人对公务卡支持系统的消费信息有疑义,财务部门可协助核实。若消费信息无误,则会计人员按规定对符合公务卡结算范围和财务制度规定的支出予以报销。

23.公务卡刷卡消费同一笔交易是否可以分次报销?

对于公务卡刷卡消费的记录,报账时需要核对POS机小票与发票的消费内容、单位、金额等信息是否一致,因此一张POS机消费记录需一次性报销。

24.持卡人办理公务卡支出的报销手续时,应提供哪些凭证?

持卡人办理公务卡支出的报销手续时,需提供按照单位财务部门要求填写报销用款单、发票等财务报销凭证、公务卡刷卡凭证。

25.为什么要妥善保管公务卡刷卡消费POS机小票?

实行公务卡结算方式后,一定要妥善保管公务卡刷卡消费凭证。首先,消费凭证是你每月与银行账单进行核对的依据,如果发现账单错误,你应凭消费凭证及时与发卡行联系;其次,学校财务部门在报销时要根据持卡人提供的POS机小票通过公务卡支持系统核实消费的真实性。如果没有消费凭证,将影响报销和财务人员的账务处理。

26.如果遗失了公务卡刷卡消费POS机小票怎么办?

消费凭证遗失便无法重新打印(消费当日商户未结账前除外)。没有消费凭证,持卡人必须向学校财务部门提供该笔交易的卡号、消费日期、金额等具体信息,且由持卡人所在部门出具证明(持卡人本人签字,部门负责人审批同意报销),学校财务部门根据这些信息核实消费的真实性,经财务部门分管领导或财务负责人核实同意后,方能报销。

27.公务卡还款方式有哪些?

对于公务卡消费报销金额还款,主要由学校财务部门向公务卡账户以银行转账方式完成还款,特殊情况,经学校财务部门批准,可通过个人垫付或向学校借款以现金形式还款。个人消费及公务消费没有报销部分还款,建议持卡人通过现金缴款或手动方式从借记卡账户转账还款,不建议采用从持卡人的借记卡账户中自动扣款的还款方式,避免持卡人个人代还公务消费款,而使公务卡上出现大量存款(公务卡存款银行不付息)。

28.公务卡消费报销金额的还款程序?

公务卡消费报销后,其相应还款由学校财务部门负责完成。持卡人个人消费部分及公务消费不予报销部分,均由持卡人个人自行到开卡行办理还款手续。公务卡消费报销金额的还款程序:学校财务部门会计人员根据公务卡消费还款提示数据,在财政部国库集中支付系统中将相应数据对照预算生成还款信息,接着,在财政系统中先后打印银行进账单、转账支票、纸质还款清单后,再到财务系统中做还款处理,最后将还款数据做加密操作后,连同转账支票、加密的电子数据、纸质还款数据(加盖财务部门公章、签名)送交开卡银行下账及还款。还款后,持卡人相应信用额度恢复。

29.公务卡消费报销额是否实行最低还款额办法?

最低还款额是指持卡人在到期还款日(含)前偿还全部应付款项有困难的,可按发卡行规定的最低还款额进行还款,但不能享受免息还款期待遇,最低还款额为消费金额的10%加其他各类应付款项。为了减少还款次数,且便于对账,对于公务卡消费报销金额还款,学校在还款免息期内一次性足额还款。个人消费及公务消费没有报销部分还款,若要选择最低还款额还款,持卡人可向银行咨询并办理。

30.公务卡报账及还款的特殊情况如何处理?

因工作需要,持卡人不能在规定的免息还款期内返回学校办理报销手续,可由持卡人所在部门相关人员向学校财务部门提供持卡人姓名、交易日期和每笔交易金额的明细信息,办理相关报销手续;若因特殊原因,资金不能到账或不能报销,于免息还款期之前,持卡人可以先个人垫资,或以向学校借款形式先将资金存入公务卡,持卡人消费报账后,学校财务部门再做还款处理,重复还款额存入持卡人公务卡中。若是借款形式还款,持卡人以现金形式交回学校核销相应借款。

31.特殊情况下,公务卡透支取现如何报销?

特殊情况下,经批准,可以采取透支取现的情况,属于公务卡性质的消费内容可以到财务部门进行报销业务,但所报金额由银行直接还款至公务卡,不能领取现金。

32.特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务消费需要时,该如何处理?

特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时,持卡人可向发卡行申请临时增加信用额度,增加的额度和使用期限等具体事项,按照发卡行有关规定执行。为方便财务管理和持卡人用款,申请临时调增额度工作也可在单位与银行共同协商后,由持卡人直接向发卡行提出申请。此外,在临时调增额度仍不能满足工作需要的情况下,也可采用先向财务部门借款存入公务卡,再通过公务卡支付的方式。

33.如何查询公务卡报销还款是否已完成?

持卡人在单位财务部门完成报销手续后,报销款项具体支付到公务卡账户的时间,是由单位财务部门根据免息还款期和单位零余额账户情况等因素综合决定的。持卡人可以通过电话银行、网上银行、银行对账单、手机短信息、ATM机查询、营业网点查询等多种方式查询报销还款是否已经完成。单位财务将报销款项划入公务卡账户后,发卡行也会通过手机短信方式通知持卡人。

34.发卡行如何与持卡人对账?

发卡行会在每月账单日后通过专用信函或Email方式将上月账单传送给持卡人,持卡人也可以通过登录发卡行网站查询自己的信用卡账户信息。收到对账单后,持卡人应仔细核对每笔消费交易的地点、金额和签单卡号,核实无误后,应根据账单上注明的到期还款日、本期还款金额等信息及时还款。

35.持卡人对公务卡交易情况存有疑义时,该如何处理?

持卡人对公务卡交易情况存有疑义,可按发卡行的相关规定等提出交易查询,核实相关交易。

36.什么是“不良信用行为”?

“不良信用行为”是由个人征信系统管理的。个人征信系统是由中国人民银行组织各商业银行建立的个人信用信息共享平台。该系统通过采集、整理、保存个人信用信息,为金融机构提供个人信用状况查询服务,并为货币政策和金融监管提供有关信息服务。在个人向商业银行申请消费房贷和办理信用卡时,商业银行会通过个人征信系统查询信用状况,为消费房贷或办理信用卡提供参考。个人征信系统记录的“不良信用行为”主要有:消费贷款逾期不还;还贷不充足;信用卡取现或消费后,超过免息还款期还款等。

37.单位工作人员会因为有“不良信用行为”而无法开设公务卡吗?

在开设公务卡时,代理银行可能会因为单位工作人员存在严重的“不良信用行为”,有权拒绝为其办理公务卡。

38.如果出现公务卡未按期还款的情况,责任应由谁承担?

对于公务卡未按期还款导致的责任,应根据实际情况区别对待。因个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用,由持卡人承担;因持卡人所在单位报销不及时造成的滞纳金等费用,以及由此带来的对个人资信影响等责任,由单位承担。